Vidinė apskaitos kontrolė: elementai, tikslai ir pavyzdys

Vidaus apskaitos kontrolė apima įmonės įdiegtus metodus, siekiant užtikrinti finansinės ir apskaitos informacijos vientisumą, vykdyti veiklos ir pelningumo tikslus ir perduoti valdymo politiką visoje organizacijoje. Tai sutampa su įprastomis įmonės veiklos procedūromis.

Šis perdangos atsakas į ketinimą apsaugoti turtą, sumažinti klaidas ir užtikrinti, kad operacijos būtų vykdomos patvirtintu būdu. Nėra identiškų vidaus kontrolės sistemų, tačiau daugelis finansų kontrolės ir apskaitos praktikos kontrolės principų tapo standartinėmis valdymo praktikomis.

Vidaus kontrolė turi kainą, kuri yra ta, kad kontrolės veikla dažnai sulėtina natūralų įmonės procesų srautą, kuris gali sumažinti jo bendrą efektyvumą. Svarbiausia koncepcija yra ta, kad net ir pati išsami vidaus kontrolės sistema visiškai neišnyks sukčiavimo ar klaidų.

Visada bus keletas incidentų, dažniausiai dėl nenumatytų aplinkybių ar netinkamai nustatytų asmenų, norinčių vykdyti sukčiavimą.

Vidaus apskaitos kontrolės elementai

Užduočių atskyrimas

Funkcijų atskyrimas apima dalijimąsi atsakomybe už apskaitą, indėlius, atskaitomybę ir auditą. Papildomi muitai yra atskiri, yra mažesnė tikimybė, kad vienas darbuotojas padarys apgaulingus veiksmus.

Mažoms įmonėms, turinčioms tik keletą apskaitos darbuotojų, atsakomybės pasidalijimas tarp dviejų ar daugiau žmonių arba reikalavimas, kad kolegos galėtų persvarstyti svarbias užduotis, gali būti toks pats.

Prieigos kontrolė

Kontrolės prieiga prie skirtingų apskaitos sistemos dalių naudojant slaptažodžius, užraktus ir elektroninius prieigos įrašus gali neleisti neteisėtam naudotojui išeiti iš sistemos, tuo pačiu suteikiant galimybę patikrinti sistemos naudojimą, siekiant nustatyti šaltinį klaidų ar neatitikimų.

Fiziniai auditai

Fiziniai auditai apima rankinį grynųjų pinigų ir bet kurio apskaitos sistemoje įregistruoto turto skaičiavimą; pavyzdžiui, atsargos, medžiagos ir įrankiai.

Fizinis skaičius gali atskleisti neatitikimus, paslėptus sąskaitos likučiuose, kurie ignoruojami elektroniniuose įrašuose.

Grynųjų pinigų kiekis prekybos vietose gali būti atliekamas kasdien arba net kelis kartus per dieną. Didesni projektai, pvz., Rankinis inventorizavimas, turėtų būti atliekami rečiau, galbūt kas ketvirtį.

Standartizuota dokumentacija

Finansiniams sandoriams naudojamų dokumentų, pvz., Sąskaitų faktūrų, medžiagų vidinių rekvizitų, atsargų kvito ir kelionės išlaidų ataskaitų, standartizavimas gali padėti išlaikyti nuoseklumą laikui bėgant.

Standartinių dokumentų formatų naudojimas gali palengvinti praeities įrašų peržiūrą ieškant tam tikrų sistemos neatitikimų. Standartizacijos nebuvimas gali lemti tai, kad šiame persvarstyme elementai gali būti ignoruojami arba neteisingai interpretuojami.

Bandymų balansai

Naudojant dvigubo įrašo apskaitos sistemą, užtikrinama, kad knygos visada būtų subalansuotos. Nepaisant to, klaidos gali sukelti sistemos balansą bet kuriuo metu.

Apskaičiuojant kasdienius ar savaitinius bandymų balansus, gali būti teikiama periodinė informacija apie sistemos būklę. Tai leidžia jums kuo greičiau atrasti ir ištirti neatitikimus.

Periodiniai suderinimai

Apskaitos suderinimas gali užtikrinti, kad apskaitos sistemos likučiai atitiktų kitų ūkio subjektų, tokių kaip bankai, tiekėjai ir klientai, sąskaitų likučius.

Pavyzdžiui, banko suderinimas apima pinigų balansų ir indėlių bei įplaukų įrašų palyginimą tarp apskaitos sistemos ir banko ataskaitų.

Skirtumai tarp šių papildomų sąskaitų gali atskleisti pačių sąskaitų klaidas ar neatitikimus. Jie taip pat gali parodyti, kad klaidos gali kilti iš kitų subjektų.

Įgaliotoji institucija

Reikalavimas, kad tam tikriems vadovams būtų leista vykdyti tam tikrų rūšių sandorius, gali pridėti apskaitos įrašų atsakomybės sluoksnį. Tai rodo, kad atitinkamos institucijos peržiūrėjo, analizavo ir patvirtino sandorius.

Reikalavimas patvirtinti, kad būtų galima atlikti didelių išlaidų ir mokėjimų, neleidžia nesąžiningiems darbuotojams atlikti didelių apgaulingų sandorių su bendrovės lėšomis.

Tikslai

Apsaugokite įmonės turtą

Gerai suplanuota vidaus kontrolė apsaugo turtą nuo nuostolių. Nuostolis gali būti atsitiktinis praradimas, kurį sukelia sąžiningos žmonių padarytos klaidos. Tai taip pat gali būti tyčia praradimas, atsirandantis dėl tyčinės apgaulės.

Užtikrinti finansinės informacijos patikimumą ir vientisumą

Vidaus kontrolė užtikrina, kad vadovybė turėtų tikslią, išsamią ir išsamią informaciją, įskaitant apskaitos įrašus, planuojant, kontroliuojant ir teikiant ataskaitą apie verslo operacijas.

Užtikrinti įstatymų laikymąsi

Vidaus kontrolė padeda užtikrinti, kad įmonė laikytųsi daugelio nacionalinių, valstybinių ir vietinių įstatymų ir taisyklių, turinčių įtakos verslo veiklai.

Skatinti veiksmingas ir veiksmingas operacijas

Vidaus kontrolė suteikia aplinką, kurioje vadovai ir darbuotojai gali maksimaliai padidinti operacijų efektyvumą ir efektyvumą.

Tikslų ir tikslų įgyvendinimas

Vidaus kontrolės sistema yra valdymo mechanizmas, leidžiantis prižiūrėti veiklos tikslų ir uždavinių įgyvendinimą.

Pavyzdys

Likvidus turtas visuomet turi būti labiau apsaugotas nei nestabilus turtas, nes jas lengviau pavogti; Pavyzdžiui, paimkite pinigus.

Pinigai yra likvidžiausias turtas, kurį gali lengvai pavogti bet kuris jį valdantis darbuotojas. Siekiant apsaugoti įmonės pinigus, yra įgyvendinama speciali vidaus kontrolė.

Vidaus kontrolė pareigų atskyrimui dažnai naudojama su grynaisiais pinigais. Ši kontrolė reikalauja, kad asmuo, gaunantis pinigus iš kliento, ir asmuo, registruojantis grynųjų pinigų gavimą apskaitos sistemoje, niekada nėra tas pats darbuotojas.

Iš tikrųjų kai kurios vidaus kontrolės sistemos žengia žingsnį toliau ir reikalauja, kad darbuotojas rinktų grynuosius pinigus, kitą indėlį banke ir kitą, kad jį užregistruotų apskaitos sistemoje.

Segmentuodamas kiekvieno darbuotojo pareigas, niekas negali rinkti pinigų, deponuoti ir užregistruoti pardavimus sąskaitose. Tai užkerta kelią sukčiavimui, nes asmuo negali užsidėti surinkto pinigų dalies ir apskaitos sistemoje užregistruoti mažesnę grynųjų pinigų gavimo sumą.