Bendrovės procedūrų vadovas: tai, ką ji teikia, kaip ją parengti

Įmonės procedūrų vadovas yra rašytinis dokumentas, kuriame išsamiai nurodoma, kaip atlikti užduotį darbe arba kaip elgtis su konkrečia situacija, kai ji atsiranda darbo vietoje. Jame pateikiama geriausia įmonės praktika ir pagrindinių verslo procesų aprašymai.

Šiame vadove taip pat pateikiami metodai ir standartai, kaip darbas bus atliekamas. Procedūrų vadovo sukūrimas leidžia nukreipti įmonę į augimą, supaprastinti mokymą ir palengvinti jos gebėjimą skalėje.

Šis vadovas gali būti trijų žiedų segtuvas, tinklo bendrai valdomo aplanko aplankas arba automatinė versija, paskelbta internete, naudojant procedūrų valdymo programinę įrangą . Kiekvienas turi suprasti, ką yra sudarytas procedūros vadovas ir kur jį galima rasti, kai to reikia.

Procedūrų vadovo rašymas reikalauja, kad kiekviename konkrečiame procese dalyvaujantys veiksmai būtų aiškiai suprantami. Augant įmonei, reikės naujų procedūrų. Procedūrų vadovą taip pat galima laikyti procedūrų biblioteka.

Instrukcijoje pateikiami procedūrų pavyzdžiai, kurie gali būti naudojami kaip pavyzdys naujoms veiklos procedūroms. Visi organizacijos darbuotojai turi būti išsilavinę įmonės politikoje ir procedūrose; jie visada turėtų turėti tiesioginę prieigą prie procedūros vadovo.

Kas tai yra?

Naudodama gerai parašytą procedūrų vadovą, bendrovė gali efektyviau palengvinti naujų darbuotojų mokymą.

Be mokymo, procedūrų vadovas suteikia dabartiniams komandos nariams išteklius, kad galėtų išmokti mažiausiai naudojamas procedūras, užtikrinant, kad jie būtų vykdomi teisingai, išlaikant kokybės kontrolę.

Darbuotojai turi suprasti, ko iš jų tikimasi. Priežiūros institucijoms reikia procedūrų vadovo verslo procesams valdyti. Dokumentuodami standartus, pranešama apie tai, kas svarbu augimui, kokybei ir klientų pasitenkinimui.

Naudodamiesi politika ir procedūromis, veikiančiomis funkcinę sritį, „front-line“ darbuotojai yra įgalioti priimti veiksmingus ir taupius sprendimus.

Veiksmingas procedūrų vadovas suteikia tinkamus tarpžinybinės komunikacijos metodus, leidžia darbuotojams dirbti kartu sprendžiant kasdienines verslo problemas, nereikalaujant nereikalingo priežiūros.

Procedūrų vadovo tikslas turėtų būti organizuoti skirtingą turinį, kad atspindėtų tiek įmonės bendravimo būdus ir būdus, tiek paslaugą, tiek gaminant mažiausią kainą ir kuo greičiau.

Ji turi papildomos naudos išlaikant pasitenkinimą darbu ir didelę darbuotojų motyvaciją.

Kaip tai padaryti?

Prieš rengiant procedūrų vadovą svarbu suprasti skirtumą tarp politikos, centrinio proceso ir procedūros.

- Politika yra pagrindinių principų ir susijusių gairių rinkinys, suformuluotas ir pritaikytas organizacijos vadovams, siekiant nukreipti ir apriboti savo veiksmus siekiant ilgalaikių tikslų.

- Pagrindinis procesas yra tarpusavyje susijusių ir susietų procedūrų seka, kuri kiekviename etape sunaudoja vieną ar daugiau išteklių (darbuotojų laikas, energija, mašinos, pinigai), kad sąnaudos būtų konvertuojamos į produktus. Šie rezultatai naudojami kaip įvestis kitam etapui, kol bus pasiektas žinomas objektyvus ar galutinis rezultatas.

- Procedūra yra veiklos seka arba fiksuota veiksmų eiga, apibrėžta etapais (kuriuose yra aiškiai apibrėžtas pradžios ir pabaigos taškas), kuris turi būti atliekamas ta pačia tvarka, kad būtų tinkamai nurodyta užduotis.

Nustatykite pagrindinius procesus

Turi būti svarstomi visi pagrindiniai procesai, kuriuos įmonė turi. Pradedate apibrėždami, kurie procesai bus apibrėžti ir susieti procedūrų vadove, sudarant visų procedūrų, kurias norite įtraukti, santrauką.

Nors yra įmanoma, kad kiekvienas procesas nėra dedamas, svarbu nustatyti svarbiausius ir svarbiausius. Pavyzdžiui, restoranas galėtų apibrėžti pagrindinius procesus, kaip pagaminti konkretų patiekalą, tačiau taip pat svarbu yra restorano valymo procesas.

Turi būti sukurtas pagrindinių procesų, kurie turi būti įtraukti į sąrašą, sąrašas, kad kiekvienas jas būtų galima integruoti į procedūrų vadovą po to, kai jis buvo užfiksuotas. Schema veiks kaip vadovas, užtikrinantis, kad nepradedate rašyti vadovo.

Parašykite įvadą

Įtraukite trumpą aprašymą, kuris yra įtrauktas į vadovą, kuris yra tiesiogiai skirtas žmonėms, kurie naudos vadovą, ką skaitytojai gali tikėtis naudodamiesi vadovu ir geriausiu būdu naudoti vadovą (ty „skaityti jį nuo pradžios iki pabaigos“). „naudokite jį kaip nuorodą ieškoti procedūrų, kaip reikia“).

Sukurti kiekvieno proceso eigos schemą

Kiekvieną procesą apibrėžia žingsniai ar užduotys, kurios yra būtinos jį užbaigti. Jei žingsnis yra praleistas, tai gali reikšti, kad prarandamas arba atidedamas užsakymas, arba turintis defektinį galutinį produktą. Srauto schemos sukūrimas apibrėžia darbo eigą.

Norėdami užbaigti vadovą, turite pradėti vieną procesą vienu metu: pradėti nuo pirmojo schemos proceso. Aprašomi veiksmai, reikalingi procesui užbaigti, tada duomenys grąžinami ir užrašomi kiekvienam etapui.

Jūs turite įsitikinti, kad kiekvienas žingsnis yra aiškus ir glaustas. Kiekvienas žingsnis turėtų suteikti pakankamai informacijos, kad kiekvienas galėtų sekti instrukcijas.

Pvz., Tarkime, kad pardavimo proceso procedūra yra sukurta internete. Pirma, pateikiama diagrama apie tai, kaip galimas klientas iš pradžių kreipiamasi po to, kai prašo informacijos: telefonu, el. Paštu ar tekstiniu pranešimu.

Jei iš pradžių nepavyko susisiekti su perspektyva, apskaičiuojama, kiek kartų pardavimų komanda seka, su kiekvienu kontaktu su konkrečiais scenarijais.

Kai kreipiamasi į klientą, priskiriamas kitas scenarijus, taip pat tolesnių veiksmų rinkinys, priklausomai nuo to, ar klientas nupirko produktą, ar nusprendė laukti.

Pateikite procedūrą kitam, kad jį perskaitytumėte

Svarbu turėti bendradarbį ar ką nors, ką žinote, perskaitykite ir vadovaukitės instrukcijomis. Šis asmuo gali pateikti vertingų komentarų, jei yra veiksmų, kurių nepavyko užbaigti arba nesupratote.

Procedūra derinama pagal komentarus. Galbūt jums reikės perrašyti, redaguoti ar pridėti ką nors į instrukcijas.

Sukurti kontrolinius sąrašus ir formas

Bet kokiam procesui komandos nariams lengviau sekti formą ar kontrolinį sąrašą. Štai kodėl reikia parengti išsamų šabloną, paremtą susietu procesu.

Jei jums reikia surinkti konkrečią informaciją, kai klientas atvyksta, turite užtikrinti, kad šablone būtų visa reikalinga informacija, pateikta glaustai.

Nereikėtų manyti, kad komandos nariai prisimena viską, ką nurodo procedūra, ypač kai klientas sėdi priešais juos. Kontroliniai sąrašai ir formos turėtų būti integruoti kaip proceso schemos ir proceso etapai.

Integruoti ją į procedūrų vadovą

Po kiekvienam procesui priskirtos schemos ir visi paramos dokumento šablonai buvo sukurti, jie yra integruoti į išsamų procedūrų vadovą. Vadovas yra organizuotas remiantis departamentais.

Pavyzdžiui, procedūrų vadove gali būti skyrių „Pardavimai“, „Operacijos“ ir „Platinimas“. Kiekvienas skyrius yra padalintas į centrinius šio skyriaus procesus, paprastai tokia tvarka, kuria kiekvienas pagrindinis procesas atliekamas bendrai pristatant produktus.

Skiltyje „Platinimas“ galite turėti keletą pagrindinių procesų, pvz., „Gauti užsakymą“, „Pakuotė pristatymui“, „Pristatymas“ ir „Tęsinys“.

Procedūros vadovas yra sudarytas su turiniu, o kiekviena procedūra aiškiai nurodyta su drąsiu pavadinimu.

Jame yra viršelis su vadovo pavadinimu, turiniu, įvadu ir procedūromis turinio lentelėje.

Komandos nariams gali būti pateikiami net skirtukai, kad būtų galima lengvai peržiūrėti vadovą, kad padėtų jiems surasti atitinkamas procedūras savo skyriuose.

Galiausiai kopijos yra pagamintos ir platinamos. Būtina skatinti nuolatinį grįžtamąjį ryšį ir prireikus atnaujinti vadovą. Kiekvienos funkcinės vietos nurodytame rajone turėtų būti parengtas vadovas, naudojant politiką ir procedūras.