Komunikacija žemyn: savybės, privalumai, trūkumai ir pavyzdžiai

Žemyn komunikacija, nuo valdymo iki darbuotojų, atsiranda tada, kai informacija ir pranešimai teka per oficialią organizacijos grandinę ar hierarchinę struktūrą.

Kitaip tariant, pranešimai ir užsakymai prasideda aukščiausiais organizacinės hierarchijos lygiais ir pereina prie žemesnio lygio. Atsakymai į mažėjančius ryšius eina tuo pačiu keliu.

Iš viršaus į apačią teikiama komunikacija - tai aukščiausio lygio vadovybės procesas, kuriame pateikiamos išvados, kurios keičia arba pagerina darbo vietą arba verslo sistemas. Tuomet šios išvados perduodamos darbuotojams, kurie siekia tikslų, kartu su kitais darbuotojais arba individualiai.

Kai kurie žemesnio lygio vadovai gali pateikti informaciją apie tai, kaip pasiekti galutinį tikslą. Tačiau jie gali neturėti įgaliojimų keisti politikos, nepatvirtinus aukščiausio lygio vadovybės.

Šis komunikacijos tipas apima projekto valdymą. Vadinasi, valdytojas visiškai kontroliuoja užduočių delegavimą, kalendoriaus ir projekto terminų nustatymą.

Savybės

Informacijos perdavimas žemyn yra naudingas vadovams, kad jie informuotų darbuotojus apie organizacijos viziją, misiją, tikslus, tikslus, politiką ir procedūras.

Tai gali būti žodinis bendravimas: tiesioginis pokalbis, susitikimai, kalbos, konferencijos ir kt. arba rašytinis pranešimas: vadovas, pranešimai, aplinkraščiai, skaitmeninės naujienos, įspėjimai ir kt.

Ryšiai su žemyn nukreipiami gali padidinti konkrečių programų naudojimą darbo vietoje, informuodami darbuotojus apie jų prieinamumą, aiškiai paaiškindami, kaip naudotis ir naudotis paslaugomis, ir parodyti, kad vadovybė palaiko ir vertina šias programas.

Su mažėjančia komunikacija vadovo pareiga yra visiškai atskirti kiekvieno komandos nario stipriąsias ir silpnąsias puses ir perduoti atitinkamas užduotis.

Vienakryptis

Nors „downlink“ ryšys kartais gali pakviesti atsakymą, jis paprastai yra vienakryptis, o ne abipusis: aukštesnio lygio komunikatorius neprašo arba nesulaukia atsakymo iš žemesnio lygio gavėjo.

Patirties, žinių, valdžios lygių ir statuso skirtumai gali labai tikėtina, kad siuntėjas ir gavėjas nesutinka su tokiomis pačiomis prielaidomis ar supratimu apie kontekstą, o tai gali sukelti klaidingą supratimą ar klaidingą aiškinimą.

Užtikrinti, kad komunikacija „žemyn“ būtų veiksminga, nebūtinai yra lengva užduotis.

Aiškių ir nedviprasmiškų ryšių kūrimas, išlaikant pagarbų toną, gali įveikti šias problemas ir padidinti efektyvumą.

Privalumai

Turi būti atsižvelgta į visus aspektus, ypač apie tai, kaip sprendimas turės įtakos darbuotojams. Todėl komunikacija „iš viršaus į apačią“ ypač naudinga organizacijoms, turinčioms talentingų ir nusimanančių lyderių.

Organizacinė drausmė

Komunikacija žemyn vyksta pagal organizacijos hierarchiją. Tai reiškia, kad organizacinę discipliną ir narių laikymąsi yra daug lengviau išlaikyti.

Efektyvumas

Žemyninis ryšys suteikia pavaldiniams reikalingas orientacijas, nurodymus, instrukcijas ir paaiškinimus apie įvairias sudėtingas problemas. Tai galiausiai padidina darbuotojų efektyvumą.

Jis suteikia efektyvumo, nes instrukcijos ir informacija gaunami iš energijos šaltinių, kurie gali koordinuoti veiklą nuo organizacijos viršaus.

Veiksmingas tikslų perdavimas

Aukščiausia vadovybė gali lengvai perduoti tikslus ir priskirti atsakomybę už šių tikslų įgyvendinimą.

Sprendimų priėmimas iš viršaus leidžia lyderiams turėti aiškius tikslus ir lūkesčius. Jis taip pat suteikia darbuotojams daugiau laiko sutelkti dėmesį į savo darbo užduotis, o ne dalyvauti posėdžiuose, kuriuose aptariamos galimos įmonės orientacijos.

Lengvas delegavimas

Delegacija yra daug lengviau, jei ji ateina tiesiai iš vertikaliosios komunikacijos struktūros, atstovaujančios pavaldumo grandinei.

Kai pirmaujantis lyderis yra pirmaujantis, vadovai gali greitai ir efektyviai imti mokestį. Taip pat priskirkite užduotis komandoms ar darbuotojams ir nustatykite tvirtus terminus.

Trūkumai

Priimant tik aukšto rango vadovus, jų išvados gali būti laikomos nepakankamomis kūrybiškumu ir kenkia bendram rezultatui.

Iškraipymas

„Downlink“ ryšiai gali būti iškreipti, kai jie pereina per kelis organizacijos lygius.

Lėtas atsiliepimas

Tam reikia laiko, kol pranešimai bus perkeliami visoje organizacijoje, o vėliau - per organizaciją, tada grįžkite atgal. Tai reiškia, kad grįžtamasis ryšys gali būti lėtas, o tai sukelia problemų, ypač dinaminėje aplinkoje.

Aiškios problemos

„Downlink“ ryšys kelia interpretavimo problemas, atsirandančias dėl iškraipymo efekto ir lėto grįžtamojo ryšio pranešimo aiškinimui.

Santykių pablogėjimas

Didelis priklausomybės nuo komunikacijos sumažėjimas blogina darbuotojų valdymo santykius. Taip yra todėl, kad joje nėra tiesioginio ryšio tarp jų.

Sumažina motyvaciją

Atsižvelgiant į tai, kiek laiko komunikacija trunka, ir iškraipytų pranešimų problema, sumažėjęs ryšys gali turėti neigiamos įtakos organizacinei motyvacijai.

Tinkamai naudojant „downlink“ ryšį gali būti sukurta aiški įmonės valdymo vizija. Bet tai gali būti lengvai vertinama kaip bosinė ar diktatorinė.

Ypač su silpnu lyderiu darbuotojai gali pasipiktinti ir ginčyti vienašališkus sprendimus. Todėl mažesnis bendravimas nėra geriausias dalykas įmonėms, kurios veiksmingai įgyvendina pokyčius.

Pavyzdžiai

Žemyninio ryšio pavyzdžiai apima organizacijos misijos ir strategijos paaiškinimą arba organizacinės vizijos paaiškinimą. Efektyvus „downlink“ ryšys suteikia darbuotojams aiškų supratimą apie gautą pranešimą.

Nesvarbu, ar informatyvus ar įtikinantis, veiksmingas žemyninis ryšys, gavėjai imasi veiksmų arba elgiasi pagal komunikatorių lūkesčius.

Darbe vadovų patarimai darbuotojams yra pagrindinė komunikacijos su žemyn forma. Tai gali būti rašytiniai vadovai, instrukcijos, pastabos, politika arba žodiniai pranešimai.

Kitas žemyninio ryšio pavyzdys yra direktorių valdyba, kuri nurodo vadovybei imtis konkrečių veiksmų.

Organizacijos

Dauguma organizacijų veikia su tam tikros rūšies „downlink“ ryšiu. Kai kurie gerai žinomi pavyzdžiai yra „Trump“ organizacija, „Helmsley“ viešbučiai ir „Martha Stewart Living“.

Šios bendrovės yra geri pavyzdžiai, nes juos vadovavo trys labai galingi ir gerai nusimanantys asmenys, galintys sėkmingai priimti visus sprendimus dėl bendrovės vadovavimo.

Labai reguliuojamose pramonės šakose veikiančios įmonės taip pat dažniau naudojasi „downlink“ ryšiu, pvz., Bankais ir finansų įstaigomis.