11 pagrindinių administravimo kontrolės principų
Administracinės kontrolės principai yra bendrosios taisyklės, kurių reikia laikytis analizuojant, ar veiksmai vykdomi taip, kaip planuota, ir imantis būtinų korekcinių priemonių planavimui patvirtinti.
Vadovavimas - tai bandymas kuo geriau panaudoti turimus išteklius, kad būtų pasiektas įmonės tikslas. Todėl administracija apima visas įmonės operacijas.
Administracinė kontrolė yra procedūrų, reikalingų administraciniam ir ekonominiam veiksmingumui, rinkinys. Kaip neatskiriama organizacijos vidaus kontrolės sistemos dalis, jos tikslas yra užtikrinti visišką ir savalaikį administracijos politikos ir planų įgyvendinimą.
Kai kurie administracinės kontrolės pavyzdžiai yra procedūriniai pakeitimai, darbuotojų mokymas ir įspėjamųjų ženklų įrengimas.
Pagrindiniai administracinės kontrolės principai gali būti suskirstyti į vienuolika kategorijų, kurios atspindi jų paskirtį ir pobūdį, struktūrą ir procesą. Šie administracinės kontrolės principai išsamiai aprašyti toliau.
Pagrindiniai administracinės kontrolės principai
Tikslo užtikrinimo principas
Pagrindinis administracinės kontrolės tikslas yra tikslų pasiekimas. Tai daroma nustatant planų trūkumus.
Potencialūs arba faktiniai planų nuokrypiai turi būti pakankamai aptikti, kad būtų galima imtis veiksmingų taisomųjų veiksmų.
Kontrolės efektyvumo principas
Administracinės kontrolės sistema turi nustatyti ir išryškinti nukrypimų nuo planų priežastis su kuo mažesnėmis sąnaudomis.
Efektyvumo principas yra ypač svarbus kontrolei, nes būdai yra brangūs ir sudėtingi.
Vadybininkas gali būti tokiu būdu kontroliuojamas, kad jis gali išleisti daugiau nei reikia nuokrypiui aptikti. Kontrolė, kuri rimtai trukdo pavaldžių asmenų įgaliojimams ar motyvacijai tiems, kurie vykdo planus, yra neveiksminga.
Kontrolės atsakomybės principas
Pagrindinė atsakomybė už kontrolę tenka vadovui, atsakingam už planų vykdymą. Jūsų atsakomybė negali būti panaikinta ar panaikinta nekeičiant organizacijos struktūros.
Atsakomybė kontroliuoti turi būti suteikta kiekvienam operacijos etapui.
Šis paprastas principas paaiškina labai retai suprantamą valdiklių ir valdymo blokų vaidmenį.
Šios agentūros veikia kaip kontrolės informacija. Tačiau jie negali kontroliuoti, nebent jiems būtų suteiktas valdymo įgaliojimas ir atsakomybė už kontroliuojamus dalykus.
Prevencijos principas
Kontrolė, pavyzdžiui, planavimas, turi žiūrėti į priekį ir būti prevencinė. Dažnai šis principas buvo ignoruojamas, daugiausia dėl to, kad kontrolė labiau remiasi statistiniais ir apskaitos duomenimis, o ne remtis prognozėmis ir prognozėmis.
Nors prognozės nėra tikslios, jos yra geresnės už istorinius įrašus. Idealiu atveju, kontrolės sistema turėtų užtikrinti greitą grįžtamąjį ryšį, kad, kai tik jie įvyktų, būtų ištaisyti nukrypimai nuo norimo veikimo.
Jei tai neįmanoma, kontrolė turėtų būti grindžiama prognozėmis, kad būtų numatyti laiko nukrypimai. Daugiau dėmesio turėtų būti skiriama trūkumų prevencijai, o ne jiems ištaisyti.
Pavyzdžiui, grynųjų pinigų prognozės padeda išlaikyti įmonių mokumą, numatyti grynųjų pinigų trūkumą ir užkirsti kelią joms.
Tiesioginės kontrolės principas
Didžioji dauguma šiandien naudojamų kontrolės priemonių yra grindžiamos tuo, kad žmonės daro klaidas. Jie dažnai naudojami kaip netiesioginės kontrolės priemonės, skirtos nustatyti klaidas, dažnai po faktų.
Kai įmanoma, turėtų būti naudojamos tiesioginės klaidų prevencijos kontrolės priemonės. Valdytojų kokybės gerinimas gali sumažinti poreikį naudoti netiesioginę kontrolę. Aukštos kokybės vadybininkai daro labai mažai klaidų ir atlieka visas savo funkcijas geriausiai.
Planų atspindėjimo principas
Kontrolė yra užduotis užtikrinti, kad planai būtų vykdomi veiksmingai. Todėl kontrolės metodai turėtų atspindėti specifinį planų pobūdį ir struktūrą.
Kuo aiškiau ir išsamiau išdėstomi organizacijos planai ir kuo daugiau kontrolės priemonių, kad jie atspindėtų šiuos planus, tuo veiksmingesnė kontrolė atitiks poreikius.
Pavyzdžiui, sąnaudų kontrolė turėtų būti pagrįsta planuojamomis apibrėžtos ir specifinės rūšies sąnaudomis.
Piramidės principas
Pirmiausia grįžtamojo ryšio duomenys turėtų būti pateikiami piramidės apačioje; tai yra prižiūrėtojams ir net žemiausio lygio darbuotojams.
Tai suteiks darbuotojams galimybę kontroliuoti savo situacijas ir paspartinti taisomuosius veiksmus.
Organizacinio tinkamumo principas
Administracinės kontrolės sistema atitinka administracinės valdžios sritį ir turi atspindėti organizacijos struktūrą.
Kai administracinės kontrolės sistema yra pritaikyta organizacijos struktūrai, ji nustato veiksmų atsakomybę ir palengvina planų nukrypimų koregavimą.
Panašiai informacija taip pat turėtų būti pritaikyta, kad būtų galima įvertinti su planais susijusią veiklą vadovo, kuris jį naudos, atžvilgiu. Kitaip tariant, visi skaičiai ir ataskaitos, naudojamos kontrolei, turi būti organizacijos požiūriu.
Kontrolių individualumo principas
Kontrolė yra veiksminga, kai jie atitinka suinteresuoto asmens poziciją, operatyvinę atsakomybę, kompetenciją ir poreikius.
Reikalinga apimtis ir išsami informacija priklauso nuo valdymo lygio ir funkcijos.
Panašiai skirtingi vadovai teikia pirmenybę įvairioms informacijos ataskaitų formoms ir vienetams. Todėl valdikliai turi atitikti individualius kiekvieno vadovo reikalavimus.
Kritinių taškų kontrolės principas
Visose operacijose yra tam tikrų pažeidžiamumų ar kritinių taškų. Tai yra tos, kurios sukelia didžiausią problemą ir sukelia didelius nukrypimus.
Valdytojas, vykdydamas kontrolę, turi sutelkti dėmesį į veiksnius, kurie yra svarbūs vertinant rezultatus.
Vadybininkui būtų nereikalinga ir neekonomiška patikrinti kiekvieną atlikimo detalę. Todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į kritinius veiklos taškus.
Veiksmų principas
Kontrolė pasireiškia laiko švaistymu, jei nebus imtasi taisomųjų priemonių. Tarp taisomųjų veiksmų gali būti naujo plano apibrėžimas, reorganizavimas, pavaldinio keitimas ar mokymas, personalo motyvacija ir kt.
Kontrolė yra pateisinama tik tada, kai planuose nurodyti nukrypimai yra koreguojami per tinkamą planavimą, organizavimą, personalą ir valdymą.
