Vykdomasis sekretorius: profilis, reikalingi įgūdžiai ir funkcijos

Vykdomasis sekretorius yra darbas ar profesija, kuri padeda maksimaliai remti vyresnius darbuotojus įmonėje ar organizacijoje. Jis bus tas, kuris organizuos ir priims vadovų tvarkaraštį ir padės jiems atlikti įvairias administracines užduotis.

Tikslas - prisidėti prie bendro verslo efektyvumo užtikrinant, kad visos jai pavestos administracinės užduotys būtų atliekamos laiku ir veiksmingai. Sekretorius yra asmuo, teikiantis administracinę paramą. Jie gali atlikti tokias užduotis kaip rašymas ir padavimas, atsakymas į telefoną ir pranešimų perdavimas.

Kita vertus, vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas taip pat atlieka kai kurias iš šių veiksmų, kartu su biuro koordinavimu, produktų tyrimais, sąveika su tiekėjais, produktų užsakymu ir duomenų bazės kūrimu.,

Paprastai vykdomieji sekretoriai gauna didesnius atlyginimus nei sekretoriai, nes jie atlieka aukšto lygio funkcijas ir paspartina biuro našumą.

Būtinas profilis

- Verslo administravimo ar susijusių sričių laipsnis.

- įrodyta, kad yra vykdomasis sekretorius arba panašus administracinis vaidmuo.

- Turi būti kompetentingas valdyti „Microsoft Office“ integruotu būdu ir programinės įrangos „back-office“, pavyzdžiui, ERP sistemose.

- gilios žinios apie pagrindinių apskaitos biurų ir procedūrų administravimą, taip pat atitinkamą techninį žodyną, kuris tvarkomas pramonėje.

- Susipažinimas su pagrindiniais tyrimo metodais ir ataskaitų pateikimo metodais.

- Puikūs organizaciniai ir laiko valdymo įgūdžiai.

- Puikūs bendravimo ir derybų įgūdžiai.

- Sąžiningumas ir konfidencialumas.

Vykdomieji sekretoriai turi būti greitai veikiantys specialistai, turintys didelį laiko valdymo ir daugiafunkcinių gebėjimų pajėgumą. Vykdydami savo darbus, vadovai gali rūpintis savo vadovavimo pareigomis, nesirūpindami dėl kitų užduočių.

Daugelis vadovų labai priklauso nuo savo vykdomojo sekretoriaus, kad galėtų koordinuoti kasdienes užduotis ir laikyti jas darbotvarkėje. Jiems reikia daug taktikos ir pasitikėjimo kaip vadovo laiko globėjai.

Būtini įgūdžiai

Vykdomieji sekretoriai turi būti veiksmingi pagrindiniai įgūdžiai, pavyzdžiui, rašymas, gramatika, rašyba ir skyryba, ir turėti patirties naudojant biuro įrangą ir bendras programines programas, pvz., Teksto apdorojimą, skaičiuokles ir grafiką.

Be to, jie turi turėti puikių įgūdžių, kad galėtų valdyti laiką ir gebėjimus veiksmingai spręsti įvairias pareigas.

Kita vertus, vykdomasis sekretorius taip pat turi ir kitų savybių, tokių kaip geras sprendimas, diplomatija, diskrecija ir gebėjimas savarankiškai spręsti problemas.

Jie turi stiprių bendravimo įgūdžių, kad galėtų bendrauti su visuomene, rašyti ataskaitas ir peržiūrėti leidinius.

Klausykitės aktyviai

Turi žinoti, kad visapusiškai atkreipkite dėmesį į tai, ką sako kiti žmonės, ir laiko suprasti padarytus dalykus, prireikus užduoti klausimus ir nepertraukti netinkamu laiku.

Skaitymo supratimas

Visiškai suprasti su darbu susijusius dokumentus ir rašytines dalis.

Laiko valdymas

Žinokite, kaip efektyviai valdyti tiek savo laiką, tiek ir kitų laiką.

Žinant, kaip kalbėti

Gerai kalbėkite su kitais žmonėmis, kad galėtumėte veiksmingai perduoti informaciją.

Rašymas

Turi efektyvų bendravimą raštu, atsižvelgiant į tai, kas labiausiai tinka auditorijos poreikiams.

Kritinis mąstymas

Logika ir motyvavimas, kad būtų galima nustatyti alternatyvių sprendimų stipriąsias ir silpnąsias puses, išvadas ar kylančias problemas.

Proaktyvus mokymasis

Suprasti naujos informacijos poveikį sprendžiant problemas ir priimant dabartinius bei būsimus sprendimus.

Koordinavimas

Veiksmų koregavimas atsižvelgiant į kitų veiksmus.

Peržiūra

Savo, kitų žmonių ar organizacijų veiklos rezultatų peržiūra ir vertinimas siekiant patobulinti arba imtis korekcinių priemonių.

Funkcijos

Vykdomasis sekretorius gali būti atsakingas už smulkius pinigus ir apskaitą, bet taip pat galėtų valdyti biudžetą. Straipsnius galite skelbti svetainėje, nors taip pat galite kurti ir valdyti svetainę.

Jūs galite atlikti duomenų įvedimą į skaičiuoklę, kurią sukūrėte ir naudojote ataskaitų funkcijoms.

Vykdomasis sekretorius gali prižiūrėti administracinį personalą. Jis dažnai atsiskaito tiesiogiai vykdomajam direktoriui ir gali remti vieną ar daugiau vadovų.

Atsakomybė

Dėmesio vadovams

- Išlaikyti vadovų darbotvarkę ir padėti planuojant paskyrimus, valdybos posėdžius, konferencijas ir kt.

- Dalyvaukite posėdžiuose, kad sudarytumėte protokolus ir posėdžių protokolus, tada surinkite, perrašykite ir platinkite.

- Visų kelionių organizavimas vadovams: perkėlimas, viešbučių rezervavimas, kelionės išlaidų pristatymas, atitinkamų dokumentų tvarkymas ir peržiūra ir kt.

- Atlikti įgaliotus tyrimus, rinkti duomenis ir parengti dokumentus ar ataskaitas, skirtas svarstyti ir pristatyti direktoriams, komitetams ir direktorių valdyboms.

- tvarkykite konfidencialius dokumentus, užtikrindami, kad jie lieka saugūs ir saugūs.

Vidinė ir išorinė sąveika

- Priimti ir filtruoti skambučius telefonu, nukreipiant juos į atitinkamą asmenį, jei reikia.

- Valdykite, nustatykite ir paskirstykite visą gaunamą ar išeinančią korespondenciją (el. Paštą, laiškus, faksus, paketus ir tt), skaitydami ir analizuodami gaunamus memorandumus, pristatymus ir ataskaitas, kad būtų galima nustatyti jų svarbą ir planuoti jų platinimą.

- Parengti atsakymus į susirašinėjimą su įprastomis užklausomis.

- prižiūrėti biuro reikmenų naudojimą ir derėtis su tiekėjais siekiant užtikrinti, kad užsakymai būtų pelningesni.

- Susitikimas su asmenimis, specialiomis interesų grupėmis ir kt. Vadovų, komitetų ir valdybos vardu.

- Sveiki atvykę lankytojai ir nustatyti, ar jiems turėtų būti suteikta prieiga prie tam tikrų konkrečių žmonių.

Administracinė parama

- saugoti archyvuojamus elektroninius ir popierinius įrašus, užtikrinant, kad informacija būtų organizuota ir lengvai prieinama, kad būtų galima greitai gauti informaciją.

- Parengti sąskaitas, ataskaitas, laiškus, finansines ataskaitas ir kitus dokumentus, naudojant teksto apdorojimo programinę įrangą, skaičiuokles, duomenų bazes ir (arba) pristatymus, taip pat teikiant atitinkamą pagalbą apskaitoje.

- Atlikti bendrus biuro uždavinius, pavyzdžiui, palaikyti administracines sistemas ir atlikti pagrindines apskaitos užduotis.

- Koordinuoti ir nukreipti biuro paslaugas, pvz., Įrašus ir biudžeto parengimą, siekiant padėti vadovams.

- Sukurti ir prižiūrėti administracinę politiką ir procedūras tiek biurų darbuotojams, tiek organizacijoms.

- peržiūrėti veiklos praktiką ir procedūras, siekiant nustatyti, ar galima tobulinti tokias sritis kaip darbo eiga, ataskaitų teikimo procedūros ar išlaidos.

- prižiūrėti ir mokyti kitus administracinius darbuotojus.