Pirkimo rekvizitai: tipai, kaip tai daroma, svarba ir pavyzdžiai

Pirkimo užsakymo forma yra dokumentas, kurį sukūrė vartotojo skyrius arba sandėlio personalas, informuodamas pirkimo skyrių apie daiktus, kuriuos reikia užsakyti, kiekį ir pristatymo laiką. Pirkimas įmonėje prasideda nuo reikalavimų rinkimo.

Po to, kai jie bus surinkti, turite apie tai pranešti pirkimo skyriui. Pirkimo užsakymas yra dokumentas, kuriame bus pateiktas šių reikalavimų sąrašas. Siekiant užkirsti kelią sukčiavimui, padalinių vadovai paprastai negali leisti užsakymų tiesiogiai tiekėjams ar pirkti bendrovės vardu.

Vietoj to, tas, kuris iš tikrųjų pateikia užsakymus su išoriniais tiekėjais, yra kitas skyrius, vadinamas pirkimo skyriumi. Įvairių padalinių vadovai naudoja rekvizitų formas, kad informuotų šį skyrių apie įsigytinas medžiagas.

Pirkimo rekvizitai ir pirkimo užsakymai yra pagrindiniai dokumentai įsigyjant prekes, kurias įmonė turi savo veiklai, standartizuodama užsakymo procesą viduje ir išorėje.

Tipai

Pagrindiniai klausimai apie pirkimo užklausą yra šie:

- Tai yra prašymas, kuris pateikiamas pirkimo skyriui įsigyti tam tikrą medžiagų sąrašą.

- Reikia patvirtinti pirkimo organizaciją.

- tai vidaus dokumentas; tai yra, ji lieka organizacijoje.

Galite sukurti pirkimo užklausą šiems atidėjimų tipams:

Standartinis

Gauti tiekėjų tiekiamų medžiagų ir medžiagų tiek gamybos procesams, tiek biuro reikmenims ir kitam turtui.

Subranga

Tiekti žaliavą tiekėjui ir gauti galutinį produktą.

Siunta

Už tai mokama įmonės ir tiekėjo patalpose saugoma medžiaga.

Inventoriaus perkėlimas

Norėdami gauti medžiagos iš kitos tos pačios organizacijos esančio skyriaus ar teritorijos.

Išorės paslaugos

Norėdami gauti išorinio tiekėjo paslaugas, pavyzdžiui, atlikti įrenginio techninės priežiūros darbus.

Kaip tai daroma?

Pagrindiniai komponentai, kurie sudaro pirkimo užklausą, yra šie:

- Prašymo numeris, leidžiantis identifikuoti dokumentą. Jis turi būti iš anksto atspausdintas.

- Prašomas departamentas.

- Prašymo pateikimo data ir prašoma pristatymo data.

- Asmens, rengiančio rekvizitą, pavadinimas ir asmens, kuris pateikia atitinkamą leidimą, parašas.

- Siekiant išvengti netikslių duomenų, reikia išsamiai aprašyti prašomus straipsnius. Suma turi būti tiksli; Labai svarbu įdėti reikiamą vienetą (kilogramai, litrai, vienetai ir tt).

- Pirkimo departamento vadovo, kuris patvirtina arba nepatvirtina pirkimo, parašas.

- Jei tiekėjai paprašė kotiruotės, jie turi būti pridedami prie rekvizito.

Pirkimo rekvizavimo procesas

Pirkimo rekvizavimo procesą organizacijos naudoja, kad atliktų ir stebėtų tiekimo užsakymus. Tai gali būti bet kas nuo žaliavos iki biuro baldų ir dar daugiau.

Kai departamento vadovas mano, kad medžiagos baigsis, užpildykite prašymo formą, kurioje nurodyti pirmiau nurodyti laukai.

Pirkimo užsakymas yra forma, kurią bendrovės departamentas siunčia pirkimų skyriui, nurodydamas elementus, kuriuos norite gauti iš išorės tiekėjo.

Šis procesas leidžia vartotojams pateikti užsakymą, gauti priežiūros institucijos patvirtinimą ir, svarbiausia, leisti išoriniams tiekėjams pateikti kainų kainas.

Kai pirkimo vadovas gauna pirkimo užklausą šiame procese, jis gali peržiūrėti visą informaciją, kurią siunčia naudotojas. Valdytojas tiesiog pasirenka, ar rekvizitas yra patvirtintas, ar ne.

Jei jis nepatvirtinamas, yra dėžutė, kurioje nurodoma sprendimo priežastis, ir prašančioji tarnyba bus informuota apie šį sprendimą. Tačiau, jei vadybininkas patvirtins, kitas žingsnis bus paprašyti tiekėjų pasiūlymo.

Reikšmė

Pradėkite pirkimo procesą

Kiekvieną kartą įmonės padaliniams reikės medžiagų; Pirkimo užsakymas inicijuoja pirkimo procesą. Pirkimo departamentas veiks pagal dokumento tvirtumą.

Jei yra problema, dokumentas bus įrodymas, kad departamentas paprašė tiekimo su tam tikru ryšiu.

Tai kontrolės priemonė

Jei nėra tinkamų kontrolės priemonių, darbuotojai gali būti įtraukti į sukčiavimą, nes jie gali prašyti medžiagos asmeniniam naudojimui.

Pirkimo užsakymu nustatomos priemonės, užtikrinančios, kad nebūtų vykdomas sukčiavimas. Kad būtų užtikrintas jo tikslumas ir poreikis, prašymas turi vykti per kelias rankas.

Apsaugokite verslą

Įgyvendinus rekvizitus, vengiama sukčiavimo galimybių. Bendrovės turtas taip pat yra apsaugotas.

Pirkimo proceso centralizavimas

Kai organizacija reikalauja, kad visi pirkimai būtų atliekami centralizuotai per pirkimo skyrių, lengva valdyti visą procesą.

Pirkėjai taip pat gauna naudos, nes dabar jie gali suskirstyti pirkimus ir pasinaudoti organizacijos perkamosios galios derybomis dėl geresnių sąlygų.

Pavyzdžiai

1 pavyzdys

Prašymo Nr .: 00455

Data: 2018 m. Gegužės 15 d

Prašytojo pavadinimas: Annaliese Corvo

Pareigos: mokymo vadovas

Padalinys: Personalo mokymas

Prašymo priežastis: „Kokybės užtikrinimo“ mokymo kursuose, kurie bus teikiami 2018 m. Liepos 16–20 d.

- 01 flipchart žymenų atveju.

- 12 pieštukų

- 01 flip chart su 20 baltų lakštų: 1 metrų pločio x 1, 5 metrų ilgio.

- 12 paprastų nešiojamųjų kompiuterių normalaus dydžio.

- 06 spalvotosios lentos žymekliai.

- 12 gumos ištrinti.

- 12 mėlynųjų rašalo rašiklių.

Pridedamos 2 citatos, gautos iš raštinės reikmenų tiekėjų.

Autorius: Alberto Moreno

Pareigos: Žmogiškųjų išteklių vadovas

Žmogiškųjų išteklių valdymas

2 pavyzdys

„Confecciones Tely“, SA gamybos skyrius turi užsisakyti įvairias medžiagas ir užpildyti prašymo formą. Ši forma informuoja pirkimų skyrių, kad reikia tokių prekių.

Pirkimo skyrius gali patvirtinti arba atmesti gautą rekvizitą. Jei bus patvirtinta, bus sukurtas pirkimo užsakymas.

Pirkimo užsakymas siunčiamas tiekėjui pirkti produktus. Tiekėjas gamina ir pateikia produktus sąskaitoje faktūroje.

Priėmimo skyrius gauna produktus ir priima priėmimo ataskaitą apskaitos skyriui.

Jei visi dokumentai atitinka reikalavimus, apskaitos skyrius išduoda kasos patvirtinimą sąskaitai, nurodydamas, kad mokėjimas gali būti pateiktas tiekėjui.