Veiklos planavimas: charakteristikos, svarba ir pavyzdys

Operatyvinis planavimas yra valdymo priemonė, padedanti koordinuoti organizacijos (žmogiškuosius, finansinius ir fizinius) išteklius, kad būtų galima pasiekti tikslus ir uždavinius, išdėstytus tos įmonės strateginiuose ir taktiniuose planuose.

Darant prielaidą, kad vadovybė parengė strateginį planą ir vadovybė turi taktinį planą, žemas valdymas turi turėti aiškų supratimą apie tai, ko ieškoma. Jums tereikia parengti išsamų veiklos planą, kad tai įvyktų.

Pagrindinis veiklos planavimo tikslas yra pateikti organizacijos darbuotojams aiškią savo užduočių ir atsakomybės viziją, atitinkančią strateginiame plane numatytus tikslus ir uždavinius. Jame pagrindinis dėmesys skiriamas bendrovės paslaugoms ir produktams (gamybai, įrangai, personalui, inventoriui ir procesams).

Tikslas - parengti planus, siekiant sukurti finansines prognozes ir maksimaliai padidinti įmonės dalyvavimą rinkoje. Veiklos plane naudojami organizacijos finansiniai rodikliai analizuojant jo pelningumą.

Į planą gali būti įtraukta indėlio analizė, siekiant nustatyti, kokie procesai reikalingi pelnui padidinti. Tai galėtų apimti didžiausią dėmesį skiriant aukščiausios kokybės produktų pardavimui arba kintamų išlaidų mažinimui.

Savybės

Tik tam tikri skyriai

Veiklos planas apsiriboja tik viena organizacijos dalimi. Pavyzdžiui, didelė korporacija (strateginis planas) turi gamybos padalinį (taktinį planą), kuris gamina produktus A, B ir C.

Kiekvienas iš šių gaminių gaminamas atskirai skirtinguose įrenginiuose, kuriuos administruoja skirtingi gamyklos vadovai, kurie parengia savo veiklos planą atskirai.

Todėl veiklos planą sukuria žemo lygio verslo padalinio valdymas.

Išsamus

Jame yra konkretūs žemo lygio ir kasdienės veiklos ir procesų planai, kuriais bus remiamas ir įgalintas taktinis planas. Tai labai išsamus (kas, kas, kur ir kada).

Trumpas laikotarpis

Per artimiausius 1–3 metus turite nustatyti kiekvienos organizacijos srities veiklą ir biudžetą. Jie susieja taktinį planą su veikla, kurią organizacija atliks, ir ištekliams, reikalingiems jų įgyvendinimui.

Veiklos planavimas apibūdina etapus, sėkmės sąlygas ir paaiškina, kaip (ar kokia dalis) taktinis planas bus pradėtas eksploatuoti tam tikru veiklos laikotarpiu.

Parengė departamentas, kuris jį taikys

Jį turi parengti žmonės, dalyvaujantys jų įgyvendinime. Dažnai reikalingas svarbus tarpžinybinis ryšys, nes vienos organizacijos dalies sukurti planai neišvengiamai turi įtakos kitoms šalims.

Veiklos biudžetas

Jis pagrįstas ir pagrįstas metinio veiklos biudžeto reikalavimu. Todėl penkerių metų strateginiame plane paprastai reikalingi penki veiklos planai, pagrįsti penkiais veiklos biudžetais.

Veiklos planas yra pirmasis ir paskutinis žingsnis rengiant veiklos biudžetą. Pirmiausia jis pateikia išteklių paskirstymo planą; Kaip paskutinį žingsnį, veiklos planas gali būti pakeistas, kad atspindėtų politinius sprendimus ar finansinius pokyčius, padarytus vykdant biudžeto sudarymo procesą.

Šie planai ir biudžetai turėtų būti laikomi gyvais dokumentais ir turėtų būti peržiūrimi, kad atspindėtų pokyčius. Jos periodinis tikrinimas yra raktas į jo tvarumą.

Veiklos plano turinys

Veiklos planas grindžiamas tiesiogiai taktiniais planais, kuriuose aprašomos misijos, tikslai, tikslai ir veikla.

Kaip ir taktinis planas, veiklos planas skirtas keturiems klausimams: kur mes dabar esame? Kur mes norime būti? ir kaip mes vertiname savo pažangą?

Operatyviniame planavime turi būti:

- Aiškūs tikslai.

- Vykdytinos veiklos.

- kokybės standartai.

- norimi rezultatai.

- Personalo ir išteklių reikalavimai.

- Įgyvendinimo tvarkaraščiai.

- pažangos stebėjimo procesas.

Veiklos plane pateikiama labai išsami informacija žmonėms, kurie vykdys kasdienes užduotis, reikalingas organizacijos administracijai.

Vadovybė ir darbuotojai turėtų dažnai susipažinti su veiklos planu, kad galėtų atlikti kasdienį darbą.

Operatyvinis planavimas rodo, kas, kas, kada ir kiek:

Kas

Veikla ir užduotys, kurias reikia atlikti.

Kas

Žmonės, atsakingi už kiekvieną veiklą.

Kada

Laikotarpiai, kuriais veikla turi būti baigta.

Kiek

Finansinių išteklių suma, skirta kiekvienai veiklai užbaigti.

Kategorijos

Veiklos planą galima suskirstyti į dvi kategorijas:

Vienkartinio naudojimo planai

Jie nagrinėja tik dabartinį laikotarpį arba konkrečią problemą. Jie atlieka veiksmų eigą, kuri ateityje greičiausiai nepasikartos. Šie planai naudojami tik vieną kartą unikaliems verslo tikslams pasiekti.

Tai pavyzdys, kai įmonė turi unikalų ypatingą įvykį. Jie gali turėti vienkartinį planą, kad padengtų viską, kas susiję su šiuo įvykiu, pvz., Sumažinti išlaidas kitais metais.

Nuolatiniai planai

Jie perkeliami į būsimus laikotarpius ir prireikus keičiami. Jie yra sukurti veiklai, kuri kelis kartus kartojasi, kad padėtų įmonei išspręsti pasikartojančias problemas.

To pavyzdys būtų didelė įmonė, turinti veiklos, kuri yra kartojama, ir turi turėti struktūrą, kuri leistų visiems žinoti, kas vyksta visą laiką. Kitas pavyzdys būtų ilgalaikis planas išlaikyti darbuotojus, o ne juos šaudyti.

Reikšmė

Veiklos planas yra svarbus, nes padeda darbo grupei:

- Aiškiai nurodykite, kur bus gauti reikalingi ištekliai.

- Naudokite šiuos išteklius efektyviai.

- Aiškiai apibrėžti svarbiausius išteklių reikalavimus.

- Jei įmanoma, sumažinti riziką ir, jei reikia, parengti nenumatytų atvejų planus.

- Pagalvokite apie ilgalaikę projekto ateitį, įskaitant jos tvarumą.

Veiklos planavimo privalumas yra tas, kad įmonė gali analizuoti savo veiklos rezultatus pelningumu.

Veiklos planavimas atskleidžia įmonės finansinę padėtį, nustato jos trūkumus ir plėtoja pelno didinimo būdus.

Įmonės veiklos planai turi teigiamą įtaką įvairiose įmonės srityse. Įgyvendintas planas padeda nustatyti verslo tikslus ir pasiekti konkrečius tikslus.

Tai teigiamai veikia tiek veiklos, tiek fizinius aspektus, susijusius su personalu, verslo išvaizda ir kasdienėmis procedūromis.

Tai puikus būdas užtikrinti, kad visos verslo sritys būtų sprendžiamos konstruktyviai.